社員証の作り方について、大きく分けて「内製（自社での製造）」か「外注（外部業者への依頼）」の2つの方法があります。内製・外注には、それぞれのメリットとデメリットがあり、どちらが適しているかは企業の規模やニーズによって異なります。本記事では、内製と外注の違いを比較し、どちらが最適かを検討する際のポイントを解説します。

社員証の作り方①内製

社員証の作り方について、内製とは企業が自社内で社員証を作成することを指します。必要なプリンタやプラスチックカード、発行用のソフトウェアなどを自社で揃え、社員証のデザインから印刷までを社内で行います。
カードプリンタの選び方については、こちらをご覧ください。

コスト削減の可能性

社員証を内製する最大のメリットは、長期的なコスト削減です。初期費用としてプリンタや専用カードなどを購入する必要はありますが、大量に社員証を作成する企業にとっては、外注するよりも一枚当たりのコストが低くなります。パートやアルバイトなどの入れ替わりが多く、社員証の再発行が頻繁に必要な場合は、内製することでコスト管理がしやすくなります。

即時対応ができる

カードの紛失による再発行や異動などにより印字項目の変更が必要になった場合など、内製であれば即座に新しいカードを渡すことが可能です。

個人情報の保護

社員証を自社内で作成することで、個人情報漏洩のリスクを減らすことができます。外部業者に社員の個人情報を渡す必要がないため、情報漏洩のリスクが最小限に抑えられます。
外部委託による個人情報漏洩リスクについてはこちらをご参照ください。

社員証の作り方②外注

外注とは、社員証の作成を専門の業者に依頼する方法です。デザインや印刷など作成に関する作業を業者が行い、完成品が納品されます。

高品質

外注の最大のメリットは、専門業者が発行することによる品質です。充実した設備にて、経験豊富なオペレーターが発行することで、文字欠けやホコリの付着などのヤレ(不良)の発生リスクを抑え、カードの印字品質を担保します。

労力の削減

外注すれば、社内で社員証作成に関わる業務負担が軽減されます。デザインやレイアウトの作成、プリンタのメンテナンス、カード印刷などの手間をかけずに、業者に任せることができます。これにより、社員は自身の業務に集中することができ、時間の有効活用が図れます。

初期費用が抑えられる

カードプリンタや発行用のソフトを購入しない分、内製するよりも初期費用が安くなります。少量の注文でも対応してくれる業者が多く、無駄なコストをかけずに必要な枚数だけ発注できるため、経済的です。

まとめ：社員証の作り方　内製or外注

社員証の作り方について、内製と外注のどちらを選ぶべきか、それは発行頻度や枚数、ニーズに依ります。例えば、個人情報の取扱いに厳しく、第3者に個人情報を渡すことが難しい場合は否応なしに内製になります。

コストパフォーマンスについては、社員証の発行枚数が少なければ少ないほど、外注の方が優れています。これは上記の通り、カードプリンタなど必要な設備を購入する初期費用が要らないためです。ただし、作業費が社員証の作成費用にかかるため、1枚当たりの作成費用は外注の方が高くなります。また、外注の場合は枚数によっては基本料金が発生するケースもあります。そのため、社員証の発行枚数が多い、または発行頻度が高い場合は内製の方がトータルで安くなる可能性があります。何枚で逆転するのかはカードの種類や印刷方式によって異なるため、一概には言えません。コストを重視される場合は年間の発行枚数や頻度を考慮して、御見積を依頼されることを推奨いたします。

また、コストでは外注の方が優れていても、内製にした方がよいケースもあります。それは即時発行が必要なケースです。外注の場合、個人情報の受け渡しにかかる工数や輸送期間を考えると、少ない枚数でも数営業日はかかります。内製であれば、即日社員証を作成することができます。社員証の紛失や破損に対して、即座に再発行で対応する必要がある場合は内製できる設備を用意しておく必要があります。

また、企業規模によっては新入社員の発行のように一回で大量の発行が必要な場合は外注し、紛失や破損の場合の再発行は即時対応するために内製されているケースもございます。期末の繁忙期に新年度の大量発行をするリソースの確保が難しい場合、外注業者に発行を委託し、発行したカードとデータを納品してもらう方法になります。発行するプリンタや発行に使うデータの形は同じでないと社員証の見た目に差が出たり、データの受け渡しに手間がかかることになるので、この場合は内製も外注も両方できる業者を探されることを推奨いたします。

弊社製品・サービスについて

弊社は内製用のカード発行管理ソフトやカードプリンタの販売だけでなく、お客様から個人情報をお預かりして弊社設備にてカード製作を請け負う委託発行のサービスもご提供しております。
社員証の作り方について、内製にすべきか外注にすべきかをお悩みの方、お気軽にお問い合わせください。

弊社の内製に関する製品は以下の通りです。

カード発行管理ソフト

カードプリンタ

弊社のカード製作サービスについては、こちらをご確認ください。

カード製作サービス(外注)